[摘要]秘书一直被认为是“多面手”,秘书部门也被形象地称为“不管部”。对现代秘书人才的要求越来越高,他们不仅要掌握秘书专业的知识还有其他许多辅助知识如管理类、财会类、法律类,要学习掌握。
　　[关键词]现代秘书;知识;专业
　　
　　在教学岗位快两年了,经常看到这样一种情况:文秘专业的学生普遍无所事事,他们不知道自己要学习什么,看什么书。这种现象除了学校的课程设置不够合理的原因外,更多的是这些学生不清楚现代秘书应该具备哪些知识。清楚这一点不仅对在校学生很有利,而且对那些在文秘岗位上整天清闲无聊的工作人员也很有帮助。
　　那么现代秘书应具备哪些知识呢?我认为主要应具备以下三个方面的知识:基础知识、专业知识和相关专业辅助知识,其中的每个方面又包括很多内容。下文将逐一阐述。
　　一、基础知识
　　基础知识是知识结构的根基,是学习专业知识和辅助知识的前提条件。基础知识越扎实,学习其他知识就越容易。
　　现代秘书应学习马克思主义哲学、政治经济学以及科学社会主义,从而树立正确的世界观、人生观、价值观,能运用马克思主义的立场和方法论思考问题和解决问题。现代秘书要关注时政新闻、经济新闻、科技新闻,培养自己的政治敏感度和科学素养。
　　当代秘书人才必须学习外语知识,至少了解一门外语,具备与外国人进行简单的交流沟通能力,能够看懂不十分复杂的外文资料,并可书写简单的外文函电。涉外秘书人员,更要精通至少一门外语,具备良好的外语听、说、读、写、译的能力。
　　计算机是现代办公的必备工具,秘书人员应掌握办公自动化软件,能熟练运用WORD、EXCEL、POWERPOINT等工具。加强计算机知识的学习和现代办公技能的培养是秘书人员走上工作岗位的必由之路。
　　二、专业知识
　　秘书专业的专业知识看似很简单,真正掌握起来却很难。它主要包括文书写作、办会知识、档案管理知识、信访、督查、信息工作、接待等知识,其中的每一项可以说都是一门可以认真钻研的学问。
　　文书写作不同于文学作品的写作,它不要求那么高的欣赏性和审美感,但是秘书文书写作要有很强的目的性、政治性、程式性。秘书文书应写得简洁明了、庄重严肃、规范得体,不能跟着感觉走,想写什么就写什么,想怎么写就怎么写。所谓一字千金,秘书进行文书写作务必秉着严肃认真的态度,不能出半点差错,因为更多的时候我们是代领导立言,是以领导的名义来写的,一旦马虎,责任重大。
　　秘书筹办一场会议需要懂得的知识有很多方面。在开会之前秘书应熟悉会议主题、会议目的,并据此起草会议议程、办会方案、会务通知等相关资料。紧接着秘书应布置会场,这不仅是体力劳动还有脑力劳动,必须根据会议的规模、性质选择合适的会场形状。会议期间,秘书人员需要组织好与会人员的签到及相关文件资料的配发。有些时候,秘书还是会议的主持人或者记录员,这就需要秘书具备速记知识。
　　档案管理工作是秘书人员必须掌握的一门知识和技能,它主要是将单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,按照一定的规章制度,定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存。首先需要将上级来文、本单位形成的各种文件、下级报送的文件及其他文件整理分类,再进行立卷归档。档案经过分类、修整和装订后,我们秘书人员还应编制各种档案检索工具,如索引、目录、指南等。学会鉴定档案的价值、保管期限,合理保管档案,建立一套完善的档案借阅制度。随着办公自动化的发展,现在很多单位都需要进行电子档案的管理,其方法与纸质档案类似,但是需要对电子档案进行技术鉴定和信息安全的维护工作。
　　处理群众的来信来访工作,即简言之,信访。它包括信访者、信访受理者、信访事项、信访方法、信访结果五个基本要素。信访工作应遵循“分级负责、归口办理”的原则,受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访,定期综合研究人民群众来信来访的问题,并有责任督促检查来信来访所反映问题的解决情况。
　　督查指秘书以“代领导”的身份对下级进行工作落实情况的跟进。在这种情况下,秘书必须清楚自己的身份,既是代替领导行使职责,同时又是领导的下级,不能颐指气使、盛气凌人、不可一世,更不能敷衍了事、唯唯诺诺、充当“老好人”。
　　政府机关、企事业单位的正常运行离不开信息工作和调查研究的支持,特别是随着现代经营管理理念和模式越来越广泛的运用,信息工作成为决定经营管理成败的一个关键性因素。信息工作需要秘书了解信息的特点、知晓信息工作的程序,具备信息意识。现代秘书人员必须能够通过多种渠道收集信息,并能识别信息的真伪、价值来筛选信息,对信息进行初步加工和综合处理,懂得信息的传递、存储。
　　三、相关专业辅助知识
　　秘书应具备的相关专业辅助知识主要指管理类、财会类和法律类,根据秘书工作的特点其中每一类不应泛泛地学习,而是有所侧重。
　　首先是管理类。目前多数公司都是“有限责任公司”,秘书应知道公司的组织结构,熟悉公司的基本情况,包括公司的历史、发展过程、注册资本、领导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服务的价格、年销售额、员工总数等,了解公司所在行业的基本情况。秘书还应具备人力资源管理知识,学习人力资源中的招聘与面试、新员工的试用与合同签订、员工福利、人事档案管理、员工的考勤与加班工作。秘书要掌握市场营销常识,了解市场调查程序、产品策划方法、价格制定原则、渠道政策的制定等。
　　其次是财会类。秘书作为领导人的助手,主要工作是辅助领导。秘书不一定要会记账、会做财务报表,但一定要会看财务报表,懂得一些财会常识。秘书要能够看懂资产负债表和损益表,懂得相关术语,如资产、负债等,能区分流动资产和固定资产。多数情况下,秘书都会负责管理小额现金,公司也会有小额现金的管理制度,秘书要严格按制度办事。有时为公司办事花费一些费用,事后需要到财务处报销,秘书应熟悉报销费用的制度和流程。秘书可能会与税务机关打交道,必须事先了解税务常识,明白纳税人、课税对象、税目、税率等专业术语。
　　最后是法律类,主要包括公司法、合同法、劳动法、商标法等,秘书应熟悉这些法律条文的基本内容和主要条款。二十一世纪要求我们每个人都具有法律意识,秘书人员更是如此。市场经济是法治经济,公司的一切业务,都是在相应的法律规定约束下进行的。很多公司还设有自己的法律顾问。秘书人员只有具备了一定的法律知识,才能在辅助领导决策和处理日常工作中,给上司提供合理的建议,避免发生法律纠纷。
　　四、结语:
　　从以上我们可以看出秘书要学习和掌握的知识非常多,然而有些学生和秘书工作者正是由于看到有这么繁多的知识要学习,感觉无从下手,抓不住重点。总体而言,秘书要掌握的知识结构就是“T”型结构,我们应在横向上不断扩展自己的知识面,扩大视野;纵向上,秘书需要把专业知识不断延伸钻研,精益求精。只有这样我们才能适应现代社会的发展,做一名合格的现代秘书。
　　
　　参考文献:
　　方国雄、方晓蓉.秘书学,北京:高等教育出版社,2003.8
　　王毓玳.秘书理论与实务教程,?杭州:浙江大学出版社,2004.7
　　杨继昭.秘书学概论,北京:中国人民大学出版社,2009
　　
　　作者简介:王晓艳(1983—),女,汉族,河南,研究生,硕士,东莞南博职业技术学院,教师,文秘。

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• 王晓艳： 高校文秘专业发展的制约与对策　/　文学教育 2011年第5期
• 王晓艳： 浅谈现代秘书应具备的知识　/　文学教育·中旬版 2010年第9期