内容摘要：职院因其学校性质以及学生就业需要，须要强化应用文教学。对于每一个职院学生来说，都要接触应用写作，如通知书、介绍信、商调函、读书笔记、简报、纪要、计划、章程、调查报告、总结等，在教学中一定要强化这些文体的写作。
　　关键词：职院 应用文 强化教学
　　
　　所谓应用写作，一般来说，是相对文学写作而言的。在我们的日常生活中，凡是为了一定的实用目的撰写的具有特定的体例、格式和适用对象的文字，都可以归入应用写作或实用写作之类。对于每一个职院学生来说，都不可能不接触应用写作，如通知书、介绍信、商调函、读书笔记、简报、纪要、计划、章程、调查报告、总结等。
　　这里只就几种我校学生从事文秘工作最常用到的应用文的体式特点和写作要求，作一些简单介绍。
　　
　　一.读书笔记
　　
　　读书笔记主要可分两类：一是心得体会性的，一是材料摘要性的。
　　心得体会性的“笔记”，主要用来表述读了某种书籍文章以后的思想、理论收获，重点往往放在介绍、归纳、阐释、强调有关书籍文章的基本观点或重大意义上。如《一部分人先富起来，是社会主义的客观规律——学习<中共中央关于经济体制改革的决定>札记》，就属于这种性质。
　　材料摘要性的“笔记”，与前者相比，更多地表现为一种不讲究形式上统一完整的“随笔”或“杂录”。这类文字，可以有引言、按语、评析；也可以没有这些，只是摘引材料。从所摘材料的选择上说，既要抓住文章的要点；又要兼有概括性的论述和具体性的材料、事例。这类笔记的字数一般比较少，几十字、三五百字皆可。
　　写笔记，至少有两个问题需要注意：
　　一是材料的准确性。笔记常常引用许多具体材料，对这些材料的来源要写清楚。首先要写明是听来的见到的还是从什么书上援引来的。如果摘自书本，要写明作者名、书名或文章题目、页码、版本等。引用的材料要真实可靠，对存疑待查的材料，应加以说明，以免以讹传讹。
　　二是体现摘引的目的性。笔记重在搜集材料，但却不能是杂乱无章的堆砌。会整理、辨析的，那怕只用一两句话，也能如线穿珠、如光照物般地显示出材料的性质或用途来。例如，恩格斯的《自然辩证法》里，就有不少读书札记。其中一则，先是摘引西塞罗《神的性质》里的一段话，接着又引黑格尔在《哲学史》里对于这段话的评论。摘引者自己在中间只插了一句：“黑格尔很正确地宣称这是西塞罗加上去的，并且补充道……”这短短的十几个字，既联接了前后文，又简洁明确地表述了摘引者自己的观点。
　　
　　二.简报·纪要
　　
　　简报、纪要，是机关、团体工作中的常用应用文。内容上要求能“钩玄提要”，文字上则应该简洁明快。简报主要可分为工作简报和会议简报两种。工作简报亦称为情况简报。它内容广泛，包括重大事件、重大活动情况的反映，表扬好人好事、批评不良倾向，通报、交流有关政策、法令、领导指示、会议精神的贯彻情况，提出存在问题等等。会议简报，主要是及时报道会议进展的情况，沟通讯息，交流经验，便于与会者了解全局，使会议主持人能及时掌握动向，有的放矢地进行引导，把会议开好。也可以使没有直接参加会议的人了解会议的经过和内容。
　　写简报，必须坚持实事求是的原则，努力掌握第一手材料，认真做好材料的核实调查工作，真实反映情况、经验、问题，防止浮夸失实或文过饰非的作风。简报不仅要提情况、摆材料，有时还要加以分析、概括出具有普遍意义或规律性的问题、观点来。文字要简短、明快、准确。
　　纪要是根据会议或会谈的宗旨、议程以及有关文件、记录，运用概述、归纳、摘要的方法，将会议或会谈的精神、成果，综合整理成要点的文字材料。有的会议纪要要向上级机关报告；有的加上按语，作为正式文件下达；有的可改编成报道在报刊上发表；有的可作为与会者向所在单位领导汇报或向群众传达的依据。
　　纪要的结构形式，大致分为四个部分：
　　1．标题：要写明会议或座谈议题的名称，如“××会议纪要”。2．引言或导语：简明扼要地介绍会议或会谈概况，包括分析形势，说明指导思想、具体任务、时间地点、参加对象、进行程序以及对于会议的总的评价，等等。3．正文：纪要的主体部分，是对会议主要精神、主要内容、主要成果的综合和阐述。小型会议一般可按发言顺序概述要点，或甩综合记述的方法，分几个层次归纳会议的成果。大型会议内容复杂，可用数字或大小标题为纲目，按问题的性质将所要表述的内容分类组合。4．结尾：一般提出号召或表示与会者的决心。
　　
　　三.计划·章程(条例)
　　
　　计划、章程(或条例)，也是机关、团体工作中常见的应用文。它们往往表现为条款的形式，对有关单位、个人的工作或其它活动，具有规范、约束的作用。
　　制定计划没有什么固定的格式。一般说来，应包括以下几个部分：
　　1．标题：要把计划制订者及其计划内容、时空限制等因素准确地表述出来。有时计划的成熟程度、详略、侧重不一，还可把计划分别称为“意见”、“设想”、“方案”、“初步计划”、“计划要点”等。如果尚未正式讨论通过，就要标出“(供讨论用)”或“(草案)”等字样。2．前言：主要是通过对于本单位现状的简要分析，说明形势或上级领导的要求，提出制订本计划的指导思想和具体依据。3．正文：应该写明：具体的目的、任务；实施的步骤、办法；如何检查、评比等。4．具名和日期。
　　以上是一般计划的主要内容和写作顺序。此外，也可以把计划和任务措施，或计划和总结连起来写。至于与计划有关的材料，如正文内无法表述，则可附表。
　　章程、条例主要有三种类型：一种是国家机关发布的规范性文件，属法规的一种形式，如《中华人民共和国治安管理处罚条例》；一种是政党、社团规定本组织内部事务的共同遵守的规范性文件，如《中国写作学会章程》；一种是企业或事业单位制定的属业务性质的规章制度，如《中国人民银行贵阳市分行定期定额有奖有息储蓄章程》等。
　　章程、条例一般由三部分组成：1.总则(或称“总纲”)。2.章。3.条。“总则”部分着重说明制订本章程、条例的依据、目的、任务、适用范围等。“章”，就是章程、条例分几个重要组成部分。“条”，是章程、条例的具体内容。有些章程、条例内容比较简单，当然不必硬套程式。可省去“章”，各条依次排列即可。
　　制订章程、条例的要求：1．要严格遵守国家法律、法令，不能出现违背或抵触的地方；2．内容表达要周密，用词要准确；3．章程、条例的各项条款，一般只须说明应该怎么做，不须说明为什么要这样做。条文不宜过长。
　　
　　四.调查报告·总结
　　
　　调查报告和总结，都是一种具有较强的报道性、政策性和针对性的应用文。它们都要求密切配合形势，及时地反映现实生活中不断涌现的各种新事物、新问题、新经验；都必须在广泛深入地调查研究的基础上，从指导当前的工作着眼，归纳出具有规律性的东西；都要求从理论与实践的结合上说明问题，事实充分，观点鲜明，叙议结合，做到观点与材料的统一。
　　调查报告的种类很多，从取材或写作目的上看，一般有这么几种：反映新鲜事物的调查报告，总结典型经验的调查报告，考察历史事实的调查报告，反映社会基本情况的调查报告，揭露问题的调查报告，专业性的调查报告，等等。
　　总结的种类也很多。从内容涉及的“面”来说，主要可以分为三类：综合总结、专题总结和个人总结。平常讲的小结也是总结的一种。
　　调查报告和总结有区别，主要表现在：
　　1．从写作的角度上看，工作总结一般是本单位写的，多用第一人称；调查报告通常是由上级组织、新闻单位或特设的调查组写的，多用第三人称。2．从题材的范围上看，工作总结的内容，一般只限于反映本单位当前在贯彻执行党和政府的路线、方针、政策或其它具体任务方面的经验教训；调查报告所报道的内容，范围更为广泛。它可以调查现状，也可以调查历史；可以调查典型经验，扶植新生事物，也可以揭露现实存在的问题，提供研究资料等等。3．从目的要求上看，工作总结的写作，目的在于从全局出发来总结本单位的工作。它所用以观察、分析问题的指导思想、一般原则当然要有普遍意义，但具体的经验、做法，则不一定需要别人照搬；调查报告的写作，目的在于以“点”上的经验来推动“面”上的工作，它所反映的一般原则和具体做法都须面向全局，具有普遍意义。4．从内容重点上看，工作总结通过对于工作进程和各种事实的表述，着重于从中找出具体的经验、教训，指明今后的努力方向；调查报告在介绍典型经验、新生事物或是揭露问题时，则着重于阐述那些经验、教训的性质、意义和作用，从而说明为什么要重视这些问题。
　　
　　杨莉，贵州铜仁职业技术学院教师。

• 刘腾： 语文课堂的德育之光　/　文学教育下半月 2011年第4期