应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在日常生活、工作、管理和经济活动中所使用的、具有一定约定俗成的文种格式和基本要求的应用文体。它主要作用是机关单位用来处理日常工作、管理事务、沟通信息。最大的特点是区别于其他文体的独特的书面语言。
　　一.应用文语言要具备严谨性
　　应用文写作是一种实用的文体写作,是为了解决社会生活中的各种实际问题而拟写的。在实际应用中,各单位、部门在写作各类应用文时,领导们嘴上说要重视语言运用、注重遣词造句,但在具体写作时,由于各部门不同领导的习惯不同,秘书人员来源不同,素质水平不同,以及写作者的水平差异、对政策掌握程度等原因,致使写出来的应用文是千奇百怪,文章语病百出、文不对题、词不达意现象时有发生,以至于延误了工作,造成工作中的被动局面。之所以会出现这样的状况,原因是多方面的。我们既不能要求所有的机关单位领导都懂应用文的写作要求,也不能要求所有的机关单位的秘书们都是秘书专业的科班出身。但作为从事秘书工作的人员,要懂得基本的应用文语言写作要求,力求做到做一行懂一行,多少掌握一点应用文写作的语言技巧,懂一点应用文语言的特点。
　　应用文的写作对语言要求较高,写作时的遣词造句十分严谨。一篇文章写出来不能让人读了以后,感觉到既可以这样理解,也可以那样理解,前后摇摆,左右晃荡,这样就会在理解与解读上出现偏差,起不到上传下达、交流信息的作用了。出现这样的原因主要在于,写作者没有关注应用文语言的严谨性。文中语言表达不清,语言出现歧义,这样的例子是屡见不鲜。如有这样的一份通知:“各县(市、区)民政局的有关领导,请携带救灾工作等有关文件来市里开会,于8月15日前来报到。”这个简短的会议通知,短短几十个字就有四条毛病:一是出席领导不明确,是正局长还是分管局长?还是正、副局长一起去?没有说清楚。二是报到地点不明确。三是一个“等”字含糊不清,不明确,是最近县局自己下的文件还是包括几年以前的?抑或是中央、省、市各自下发的文件?都没有说清楚。使出席会议的下级无所适从。四是报到时间有歧义,到底是15日以前来报到,还是15 日当天来报到,没有说清楚。
　　二.应用文语言要具备庄重性
　　机关单位在拟写应用文,特别是其中的一些公务文书时,往往都是单位出台的各项方针、政策,因此,在语言的使用上要具备庄重性,如果语言轻率,敷衍了事,那么下级单位拿到上级的文件也不会当回事,不会认真具体去组织实施,而是搪塞应付,最终这些工作就会不了了之。上级单位所下发的文件也就形同虚设,失去它应有的行政效力。
　　应用文的语言要具备庄重性,首先就要正式,行文时坚决不用自造词、非规范化的简称、非规范化的缩略词等,不用戏虐性的词语,出现人名时不用绰号、乳名,写到地名时,不用错别字代替。其实,在理论上往往很多人都会说,但在实际应用中经常会出错。这不仅会使读者(或文件的执行者)产生费解和疑虑,影响到文件传递信息的功能,而且也会影响到公文执法机关的尊严和文件的权威性。
　　应用文语言要语气庄重、注意分寸,不可使用描述性的语言;不可用文学性语言,不能像文学语言那样随心所欲地进行描写。一般来说,上行文如请示、报告等公文,以叙事为主,多用陈述句式,旨在陈述清楚所请示、报告的问题。下行文则以说理为主,指出问题、提出要求,较多用祈使句式,主要讲清楚有什么要求,怎么做就行了。
　　三.应用文语言要具备准确性
　　中国汉语言词汇非常丰富,特别是众多的同义词和近义词,可表达精确的含义,其词义只有细微的差别。如:“看”的近义词,就有五十个之多,有望、视、观、视察、鸟瞰、检阅等。所以,我们在应用文写作中,在起草和审核文件时,必须根据文件的具体内容,准确、恰当地选准词语,才能把文件的意思恰如其分地表达出来。准确选用词语要认真推敲,反复提炼。如:“劝阻赌博”、“阻止赌博”、“禁止赌博”、“严禁赌博”,这组动宾结构的近义词,都表示不允许赌博的意思,但语意轻重不同,表达的效果也不尽相同。又如:“削弱、摆脱和破坏党的领导,只会犯更大的错误,并且招致严重的灾难。”这段话中,“削弱”、“摆脱”和“破坏”这组近义词都表示损害党的领导的意思,但程度上差距很大。
　　在应用文写作的实践中,准确是应用文的生命。特别是在公文语言中,决不允许有歧义和含混的词义,必须非常准确地表达意思,写进公文的概念、观点,以及解释说明问题,必须周密准确,而且符合党的路线、方针、政策,符合客观现实。各项政策、法令、条例、指示、法规性公文更须具体、准确、清楚、无歧义,政策和法规是让人执行的,务必清楚、明白。因此,一篇应用文中无论是从大的方针、政策,还是具体的观点、方法,都必须准确无误,才不会令下级在执行时产生歧义。
　　应用文的准确性还表现在不可用日常的口语、习惯用语、方言俚语等。
　　四.应用文语言要注重使用专用术语
　　应用文在长期的实践运用中,形成了自己一整套的语言应用规范,有一套专用的语言。尤其是公文,在长期的发展过程中,形成了自己固定的语言风格。如向上级请示问题,就不能用向下级发通知的语言。公文有一套比较固定的专门用语,这些专用词语一般不能用同义词来代替。如:表示祈请的词有敬请、烦请、恳请等;表示受事的词有蒙、承蒙等;表示表态的词有:同意、准予备案、特此批准、按照执行、迅即办理等;表示商洽的词有妥否、当否、是否妥当等等。
　　应用文使用专门的术语可以形成简洁的文风,简单明了。当然简洁并不是机械地减少字数,否则就可能闹出笑话。拟写公文时,要抓住事物的本质特征,简单明白地进行表述,才能做到用最少的语言表达最丰富、最复杂的内容。毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中说:“报告文字以每次不超过一千字为限,除特殊情况外,至多不超过两千字。”应用文使用专门的术语,可以使文章的语言精练,在行文中要删除那些可有可无的废话。不要生怕别人不明白文中要表达的意思,一句话反复说,显得啰嗦。
　　
　　参考文献:
　　张德实,《应用写作》,高等教育出版社2003年二版
　　耿云巧,《现代应用文写作》,清华大学出版社2009年
　　孟庆荣,《应用文写作》,清华大学出版社2008年
　　
　　孙其勇,男,文学硕士,苏州农业职业技术学院讲师。

• 孙其勇： 应用文写作教学中的几点改进意见　/　文学教育·中旬版 2009年第4期
• 孙其勇： 试论应用文语言的严谨性　/　文学教育下半月 2010年第8期
• 孙其勇： 试论写作教学中和谐课堂的构建　/　文学教育下半月 2009年第9期