“函”是党政机关企事业单位广泛使用的公文文种之一，但在实际使用中，函的作用并没有得到很好的发挥，函的写作存在诸多问题。本文结合实例来谈谈函的写作与制发应注意的事项。
　　一、函具有法定效力
　　“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。作为法定公文文种，它与其它公文一样具有由制发机关权限决定的法定效力。但在实际的公文写作与处理中，存在着忽略机关之间的行文关系，重视“请示”而轻视“函”的现象，这一方面是由于没有正确认识函的法定效力，另一方面也与我国官本位的不当心理有关。如“向有关主管部门请求批准”时，发文单位认为使用“请示”是郑重、严肃的，体现了对受文单位的尊重，可以得到对方的肯定答复。同时，受文单位有时也存在着官本位思想，认为“函”的规格不够，没有尊重自己，致使对来文置之不理、拖着不办。这样便导致了在实际的公文写作与处理中，大量以“请示”代“函”的现象。如《xx市商业局关于申请人员编制的请示》（主送单位为“市人事局”）便属于误用。同样，对于各主管部门批准不相隶属单位的请求事项的行文也应该使用复函，而不能用“批复”。
　　如下例：
　　国务院办公厅关于同意成立广州2010年亚洲残疾人运动会组委会的复函
　　国办函〔2009〕80号
　　广东省人民政府、体育总局、中国残疾人联合会：
　　你们报来的《关于成立广州2010年亚洲残疾人运动会组织委员会的请示》（粤府〔2009〕75号）收悉。经国务院领导同志批准，现函复如下：
　　一、同意成立广州2010年亚洲残疾人运动会组织委员会（以下简称组委会）。组委会名誉主席由全国政协副主席、中国残联名誉主席邓朴方担任，组委会主席由体育总局局长刘鹏担任，执行主席由广东省省长黄华华、中国残联理事长王新宪担任。
　　二、组委会内设机构由组委会根据工作需要自行确定。
　　国务院办公厅
　　二○○九年八月二十一日
　　在这里，国务院办公厅和广东省人民政府、体育总局、中国残疾人联合会之间是不相隶属的关系，前者针对后者的请示用了复函是正确的。同样，这份复函对于后者而言具有批复的性质，具有行政约束力，后者应该不折不扣地贯彻执行。
　　我们应该认识到各个不同的公文文种都有自己的适用范围，它们之间本身无级别大小之分，都在各自的适用范围中发挥着自己的效力。对不同文种的滥用误用，既失去了对行文对象的尊重，也是对国家权力的亵渎。我们应根据机关之间的行文关系和公文内容的需要选择适合的文种，不能人为地厚此薄彼，该用“函”时就得用“函”，以促使函的使用规范化。
　　“函”作为公文文种之一，同时也代表着党和政府机关的形象。在具体的公文写作与处理中，应慎重对待这一文种，不能仅仅把它看做是一种处理公务的书信，更不能用函来获一己之私，做违背职业道德的事情。在2009年3月湖南省××县委宣传部的一份公函(其标题是“成德林——一条披着记者‘羊皮’的狼”)中，我们可以发现这事实上是一封发送到上级有关部门的检举信，既然是检举信就应注重事实和不公开发表，但不解的是作者竟然以XX宣传部公函的形式发布，而且文后还盖有大红印章，这究竟是个人行为还是组织行为？在这里，利用公函来检举揭发他人以泄一己之私愤是一种滥用公共权力的行为，也是一种权力腐败。这也在提醒我们的公文作者，应不断加强自身的道德素质和文化修养，只有这样才能更好地代表党和政府的形象，也只有这样，公文才能更好地发挥它的工具作用。
　　二、内容表述应条理清晰，简明扼要
　　“函”是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文文种，它使用范围广泛，涉及各方面的公务联系，在内容的写作中应注意条理清晰，这就要把函的缘由和事项表述清楚明了，让收文单位对来函的意图有准确的理解和认识。对于商洽函，要讲清楚需要商洽的具体事项，希望对方如何协助办理。对于询问函，应写明询问的具体内容，使对方一看就懂，便于回复。对于答复函，应针对来函的内容给予明确的答复。对于请批函，应把请求批准的事项表述明白。函的写作一般都短小精悍，一函一事，事项表述也求简明扼要，一般开门见山地直陈其事，不掺杂过多解释性的、说理性的语言。对于部分商洽函和请批函，涉及到的说理部分也应注意讲求分寸，说理有节。在写作时可以适当采用换位思考的方式，导入情感，表述真诚委婉，力争激起对方的共鸣，促进双方有效的沟通。
　　三、语言应简洁明快，措辞得体
　　函行文灵活，短小轻捷，在语言上要求简洁明快，质朴无华。这体现在函的写作中就是要用一两句话表明发函的缘由，正文部分写明事项，也要言简意赅，通俗易懂。由于函适用于不相隶属机关之间的各级公务活动，不受级别高低的限制，它们之间是一种平等协助的关系，故在用语上，应注意诚恳、委婉、讲究分寸，这体现在函的结尾处。问答函常用这样的结束语“祈请函复为盼”、“盼复”、“请研究函复”、“企盼函复”、“特此函询”、“特此函复”；商洽函的结语如“妥否、请函复”、“特此函商”；请批函的结语如“请予函复”、“请予协助解决”、“请予支持”；除此之外，在函的正文中，也应注意以诚相待、措辞得体，既不能用指挥、命令式语言，也不能过于谦卑，有虚伪之嫌。
　　函作为公文文种之一，它的写作庄重严谨，在用语上还应注意是非分明，符合写作者的身份和文种的需要。在上文提到的《成德林——一条披着记者“羊皮”的狼》中，标题一看就让人不可思议，这不像公函，倒像是杂文。全篇公函中类似的语句还有不少，如“成德林是卑劣小人，是一位‘麻烦制造者’”、“成德林犹如一条丧家之犬”、“他的眼光阴冷可怕，面貌可憎，让人第一眼见了，就觉得是个黄鼠狼，不是个好东西”，“并告之各级主要领导和上级相关部门领导，凡是署名‘中国妇女报驻湖南记者站成德林’的所谓举报信、告状信和短信一律作废处理，不予回复”等。这些污言秽语充斥于公文中，严重影响了党和政府机关的形象。这也告诫我们公文的起草是严肃认真的，它代表着发文单位的意志，在起草时一定要摒弃个人好恶，要站在公正的立场，做出正确的评判和引导，只有这样公文才能更好地为社会服务。
　　函在实际的使用中，也有公函和便函之分。便函可以没有发文字号、标题，也可以不盖公章，它用于相互询问或商洽有关细小的事务。在语言表达上也会较随意，公函的语言就显得更为书面化，一般不使用口语化的语言，也不在文中出现针对个人的寒暄用语，也不能用“此致”、“敬礼”等礼貌用语来结尾，以免影响到公函的权威性和严肃性。
　　四、制发形式应规范
　　函在制发时需要采用“函的形式”，国务院办公厅2001年1月1日的《关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》对其做了解释：“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函式格式”。它是与“命令格式”、“会议纪要格式”相提并论，与“文件格式”相区别的三种特定格式之一，同样具有法定效力。在具体制作上，它在对公文中各个要素的标识规则，印制上都有自己的特殊性。值得一提的是，用“函的形式”发文的还可以有其它的文种，如“通知”、“批复”、“意见”。在实际的使用中，函也存在着制发形式不规范的现象，如混淆“文件格式”和“信函式格式”，把“函”用“文件格式”制发；使用“函件格式”制发公文时公文中的各个要素排列顺序和标识不规范等，这些都会影响到函的使用。
　　总之，函使用方便，行文灵活，只有正确认识函的效力，准确把握其内容和语言的写作要求，规范其制发形式，才能促使函的写作与处理的规范化。
　　
　　（刘凤 河南省信阳师范学院文学院 464000）

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